SIKLUS PENGELUARAN
Siklus Pengeluaran adalah rangkaian
kegiatan bisnis dan operasional pemrosesan data terkait yang berhubungan dengan
pembelian serta pembayaran barang dan jasa. Dalam SIA siklus pengeluaran,
paling tidak terdapat empat sub sistem yang harus dirancang, yaitu: sistem
pembelian, system penerimaan barang, system voucher, dan system pengeluaran kas
Tujuan utama dalam siklus pengeluaran
adalah untuk meminimalkan biaya total memperoleh dan memelihara persediaan,
perlengkapan, dan berbagai layanan yang dibutuhkan organisasi untuk berfungsi.
Tujuan khusus yang
terkandung didalam siklus pengeluaran meliputi:
1.
Memastikan bahwa seluruh barang dan jasa
dipesan sesuai keperluan.
2.
Menerima seluruh barang yang dipesan dan
menverifikasi bahwa barang tersebut adalah valid dan benar.
3.
Menjaga barang tersebut sampai
dibutuhkan.
4.
Memastikan bahwa faktur yang berhubungan
dengan barang dan jasa adalah valid dan benar.
5.
Mencatat dan mengklasifikasikan
pengeluaran secara cepat dan tepat.
6.
Memposkan kewajiban dan pengeluaran kas
ke dalam perkiraan pemasok yang tepat di dalam buku besar utang usaha.
7.
Memastikan bahwa seluruh pengeluara kas
berhubungan dengan pengealuran yang sudah diotorisasi.
8.
Menyiapakn seluruh dokumen dan laporan
manajerial yang diperlukan yang berhubungan dengan barang atau jasa yang
diperoleh.
Fungsi dari Siklus Pengeluaran
itu sendiri terdiri dari:
1.
Mengetahui kebutuhan akan barang
tersebut.
2.
Menempatkan Pesanan, Menerima dan
menyimpan barang.
3.
Memastikan validitas kewajiban
pembayaraan.
4.
Menyiapkan pengeluaran kas.
5.
Mengelola utang usaha.
6.
Memposkan transaksi ke dalam buku besar
umum.
7.
Menyiapkan laporan keuangan dan laporan
manajemen yang diperlukan.
·
Aktivitas utama pertama dalam siklus
pengeluaran adalah memesan persediaan atau perlengkapan.
Metode
pengendalian persediaan tradisional ini sering disebut: kuantitas pesanan
ekonomis [EOQ]): Pendekatan ini didasarkan pada perhitungan jumlah optimal
pesanan untuk meminimalkan jumlah biaya pemesanan, penggudangan dan kekurangan
persediaan.
Pendekatan
ini bertujuan mengurangi tingkat persediaan yang dibutuhkan dengan cara
menjadwalkan produksi, bukan memperkirakan kebutuhan.
Sistem
JIT berusaha untuk meminimalkan, jika bukan menghilangkan, baik biaya penggudangan
maupun kekurangan persediaan.
Pesanan
pembelian adalah sebuah dokumen atau formulir elektronis yang secara formal
meminta pemasok untuk menjual dan mengirimkan produk yang disebutkan dengan
harga yang telah ditentukan.
Pesanan
pembelian juga merupakan janji untuk membayar dan menjadi sebuah kontrak begitu
pemasok menyetujuinya.
Sering
kali, beberapa pesanan pembelian dibuat untuk memenuhi satu permintaan
pembelian.
Menerima
dan menyimpan barang, Perlengkapan dan jasa (layanan)
·
Aktivitas bisnis utama kedua dalam
siklus pengeluaran adalah penerimaan dan penyimpanan barang yang dipesan.
Metode-metode
pengendalian persediaan alternatif :
MRP
(material requirement planning)
JIT
(just in time)
Apakah
perbedaan utama antara Materials requirements planning (MRP) dan Just-In-Time
(JIT) ?
Sistem
MRP menjadwalkan produksi untuk memenuhi perkiraan kebutuhan penjualan,
sehingga menghasilkan persediaan barang jadi.
Sistem
JIT menjadwalkan produksi untuk memenuhi permintaan pelanggan, sehingga secara
nyata meniadakan persediaan barang jadi.
Memesan
barang, Perlengkapan dan jasa (layanan)
Dokumen-dokumen
dan prosedur-prosedur:
Permintaan
pembelian adalah sebuah dokumen yang mengidentifikasikan berikut ini :
Peminta
dan mengidentifikasi nomor barang
Menspesifikasikan
lokasi pengiriman dan tanggal dibutuhkan
Deskripsi,
jumlah barang, dan harga setiap barang yang diminta
Dan
dapat berisi pemasok yang dianjurkan
Memesan
barang, Perlengkapan dan jasa (layanan)
Apakah
keputusan penting itu ?
Menetukan
pemasok (vendor)
Faktor-faktor
apakah yang harus dipertimbangkan dalam membuat kieputusan ini ?
Harga,
kualitas bahan baku
Dapat
diandalkan dalam melakukan pengiriman
Dokumen-dokumen
dan prosedur-prosedur:
Keputusan-keputusan
penting dan kebutuhan-kebutuhan informasi:
Bagian
penerimaan mempunyai dua tanggung jawab utama:
Memutuskan
apakah menerima pengiriman
Memeriksa
jumlah dan kualitas barang
Dokumen-dokumen
dan prosedur-prosedur:
Laporan
penerimaan adalah dokumen utama yang digunakan dalam subsistem penerimaan dalam
siklus pengeluaran, laporan ini mendokumentasikan rincian mengenai: setiap
kiriman, termasuk tanggal penerimaan, pengiriman, pemasok, dan nomor pesanan
pembelian.
Bagi
setiap barang yang diterima, laporan ini menunjukkan nomor barang, deskripsi,
unit ukuran, dan jumlah barang yang diterima.
Membayar
barang dan jasa (layanan): Menyetujui Faktur Pemasok
·
Aktivitas utama ketiga dalam siklus
pengeluaran adalah menyetujui faktur penjualan dari vendor untuk pembbayaran.
Bagian
utang usaha menyetujui faktur penjualan untuk dibayar
Kasir
bertanggung jawab untuk melakukan pembayaran
Tujuan
utang usaha adalah untuk mensahkan pembayaran hanya untuk barang dan jasa yang
dipesan dan benar-benar diterima.
Ada
dua cara untuk memproses faktur penjualan dari vendor :
Sistem
tanpa voucher
Sistem
Voucher
Membayar
barang dan jasa (layanan): Memperbaiki Utang Usaha
Pemrosesan
efisiensi dapat diperbaiki dengan:
Meminta
para pemasok untuk memberikan faktur secara elektronis, baik melalui EDI atau
melalui Internet
Penghapusan
faktur vendor (pemasok). Pendekatan tanpa faktur ini disebut Evaluated Receipt
Settlement (ERS).
Membayar
Barang: Membayar faktur penjualan yang telah disetujui
Kasir
menyetujui faktur
Gabungan
dari faktur vendor dengan dokumen pendukungnya disebut : Bundel voucher.
Keputusan
penting dalam proses pengeluaran kas adalah menetapkan apakah akan memanfaatkan
diskon yang ditawarkan untuk pembayaran awal.
Fungsi
ketiga dari SIA adalah menyediakan informasi yang berguna untuk pengambilan
keputusan.
Kegunaan
dalam siklus pengeluaran berarti bahwa SIA harus memberikan informasi
operasional yang dibutuhkan untuk melakukan fungsi-fungsi berikut ini :
Kebutuhan
Informasi
–
Menetapkan kapan dan seberapa banyak tambahan persediaan yang akan dipesan.
–
Memilih pemasok yang tepat untuk pesanan.
–
Memverifikasi akurasi faktur dari vendor.
–
Memutuskan apakah diskon pembelian harus dimanfaatkan.
–
Mengawasi kebutuhan arus kas untuk membayar kewajiban yang belum diselesaikan.
Sebagai
tambahan, SIA harus memberikan informasi evaluasi strategis dan kinerja berikut
ini:
–
Efisiensi dan efektivitas bagian pembelian
–
Analisis kinerja pemasok, seperti pengiriman tepat waktu dan kualitas.
–
Waktu yang digunakan untuk memindahkan barang dari area penerimaan ke produksi.
–
Persentase diskon pembelian yang dimanfaatkan.
Siklus
Pengeluaran
Hutang
Dagang
Pengendalian:
Tujuan, Ancaman, dan Prosedur
Sistem Pembelian
Bagian yang terkait
dalam sistem ini meliputi:
Bagian pembelian, yang berfungsi
melakukan pemesanan dari penjual dan meng input nya ke komputer.
Bagian hutang, yang bertanggung jawab
untuk memelihara catatan berbagai pembelian barang ke pemasok, sehingga dapat
diketahui jumlah hutang kepada masing-masing pemasok dan juga riwayat layanan
pemasok.
Bagian gudang, yang bertugas menerima
kiriman barang yang dipesan dan dan membuat laporan kepada bagian pembelian
bahwa barang sudah diterima, sehingga siap menerima tagihan.
Bagian hutang, yang bertugas menerima
faktur penjualan atau tagihan dari pemasok.
Bagian keuangan atau kasir bertanggung
jawab untuk membayar hutang kepada pemasok sesuai dengan masa potongan sehingga
perusahaan dapat memperoleh potongan tunai dan menyelenggarakan pencatatan atas
pembayaran.
Dokumen yang digunakan
dalam sistem akuntansi pemebelian ini terdiri atas:
1.
Permintaan Barang (Material requisition
atau Purchase requisition)
Dokumen
awal dalam siklus pengeluaran yang mengotorisasi penempatan pesanan barang atau
jasa.
2.
Penawaran Barang (Qutation)
Dokumen
yang digunakan dalam prosedur persaingan tawar-menawar, menunjukkan barang dan
jasa yang dibutuhkan dan harga pesaingnya, syarat, dan lain sebagainya.
3.
Pemesanan Barang (Purchase Order)
Dokumen
ini mencantumkan dekripsi, kualitas dan kuantitas atau informasi lain atas
barang atau jasa yang hendak dibeli.
4.
Bukti Penerimaan Barang (Delivery
Receipt)
Dokumen
yang menunjukkan tanggal barang diterima, nomor purchase order, kode dan nama
barang, banyaknya barang yang diterima dan identitas.
5.
Faktur Penjualan (Invoice)
Dokumen
yang menunjukkan deskripsi dan kuantitas barang yang dijual, harga termasuk
ongkos angkut, asuransi, syarat pembayaran, dan data lain yang relevan.
Prosedur transaksi
pembelian mencangkup:
Bagian gudang mengajukan permintaan
pembelian ke fungsi pembelian
Bagian pembelian meminta penawaran harga
dari berbagai pemasok.
Bagian pembelian menerima penawaran harga
dari berbagai pemasok dan melakukan pemilihan pemasok.
Bagian pembelian membuat order pembelian
kepada pemasok yang dipilih.
Bagian penerimaan memeriksa dan menerima
barang yang dikirim oleh pemasok.
Bagian penerimaan menyerahkan barang
yang diterima kepada fungsi gudang untuk disimpan.
Bagian penerimaan melaporkan penerimaan
barang kepada bagian akuntansi.
Bagian akuntansi menerima faktur tagihan
dari pemasok dan atas dasar faktur dari pemasok tersebut, bagian akuntansi
mencatat kewajiban yang timbul dari transaksi pembelian.
Sistem Pengeluaran Kas
Sistem pengeluaran kas
memproses pembayaran kewajiban yang dihasilkan oleh sistem pembelian. Tujuan
utama dari sistem ini adalah untuk memastikan bahwa kreditor yang sah menerima
jumlah jumlah terutang yang benar ketika kewajiban jatuh tempo. Jika sistem
tersebut melakukan pembayaran lebih awal. Perusahaan melewatkan penghasilan
bunga yang dapat dihasiklkan dari dana tersebut. Namun demikian jika kewajiban
dibayar telat perusahaan akan kehilangan diskon pembelian atau dapat
mengacaukan kredibilitasnya sendiri.
Dokumen yang digunakan
dalam sistem akuntansi pengeluaran kas ini adalah:
Bukti kas keluar
Tanda bukti bahwa
perusahaan telah mengeluarkan uanh tunai, seperti pembelian dengan tunai atau pembayaran gaji,
pembayaran hutang atau pengeluaran-pengeluaran lainnya.
Cek
Salah satu sarana yang
digunakan untuk menarik atau mengambil uang direkening giro.
Permintaan cek
Sistem Manual
Pengeluaran Kas:
Bagian utang usaha
Proses pengeluaran kas
dimulai dalam bagian utang usaha. Staf administrasi bagian utang usaha meninjau
file voucher utang terbuka atau utang usaha untuk melihat berbagai dokumen yang
jatuh tempo dan mengirim voucher serta dokumen pendukungnya (permintaan,
pembelian, pesanan pembelian, laporan penerimaan, dan faktur) ke bagian
pengeluaran kas.
Bagian pengeluaran kas
Staf administrasi
bagian pengeluaran kas menerima paket voucher dan meninjau berbagai dokumen
untuk melihat kelengkapan dan akurasi administratifnya. Untuk tiap pengeluaran,
staf administrasi tersebut membuat cek tiga salinan dan mencatat nomor cek,
jumlah uangnya, nomor voucher, serta data lain yang terkait dalam daftar cek
yang juga disebut jurnal pengeluaran kas.
Bagian buku besar
Staf administrasi
bagian buku besar menerima voucher jurnal pengeluaran kas dan ikhtisar akun
dari bagian utang usaha. Angka dalam voucher menunjukkan pengurangan total
dalam kewajiban perusahaan dan akun kas sebagai akibat dari pembayaran ke
pemasok. staf administrasi bagian buku besar mencatat ke akun pengendali utang
usahadan akun kas dalam buku besar serta merekonsiliasi akun pengendali utang
usaha dengan iktisar buku pembantu utang usaha. Pekerjaan ini mengakhiri
prosedur pengeluaran kas.
Tugas Per divisi:
· Departemen Persediaan
1. Mengecek persediaan
2. Mencatat persediaan yang rusak
3. Membuat daftar persediaan barang rusak
dan mengumpulkan barang yang rusak.
4. Menyerahkan ke bagian manajer persediaan
· Manajer Persediaan:
1. Melakukan pengecekkan
2. Departemen Pembelian
3. Membuat surat retur dan menyerahkan ke
supplier Supplier
4. Menyiapkan barang retur / uang pengganti
barang retur
5. Menyiapkan bukti pengembalian retur
· Bagian penerimaan:
1. Mengecek barang retur
2. Mencatat penerimaan barang retur
3. Membuat laporan penerimaan retur dan
menyerahkan barang ke bagian persediaan
· Bagian persediaan
1. Melakukan pengecekan kembali
2. Manajer Persediaan
3. Membuat catatan penerimaan barang retur
4. Menyerahkan laporan ke bagian akuntansi
· Bagian Akuntansi
1. Membuat laporan penerimaan barang retur
· Pimpinan
1. Memeriksa dan megesahkan laporan
penerimaan barang retur
Retur Pembelian
Bila barang dagangan atau
barang lain yang sudah dibeli kemudian dikembalikan lagi atau penyesuaian harga
sedang diusahakan. Biasanya pembeli akan mengadakan hubungan dengan penjuala
secara tertulis. Keterangan mengenai hal itu dapat dinyatakan melalui surat
atau dapat juga digunakan Memo Debit atau Nota Debit.
Tidak ada komentar:
Posting Komentar