SIKLUS PENGGAJIAN (SDM)

 

      Siklus Manajemen SDM (Penggajian)

Siklus manajemen SDM / Penggajian adalah rangkaian aktivitas bisnis berulang dan Operasional pemrosesan data terkait yang berhubungan dengan cara yang efektif dalam mengelola pegawai.

Tugas - tugas siklus penggajian :

1. Merekrut & mempekerjakan karyawan

2. Melatih 

3. Memberikan tugas pekerjaan 

4. Memberikan kompensasi  ( Penggajian )

5. Mengevaluasi kinerja 

6. Memberhentikan pegawai secara sukarela / dipecat 

Tujuan utama dalam sistem informasi akuntansi adalah menghasilkan output berupa informasi keuangan begitu pula dengan SIA pada siklus penggajian juga menghasilkan output yang berupa Cek. Cek gaji dikirim untuk mentranfer dana dari rekening reguler perusahaan ke rekening penggajian. Penggajian adalah salah satu aplikasi SIA yang terus diproses dalam bentuk batch karena 2 hal yaitu cek gaji dibuat secara periodik dan sebagian besar pegawai dibayar pada waktu yang bersamaan.

Aktivitas - aktivitas yang dilakukan pada sistem penggajian adalah :

1. Perbarui file induk penggajian

            Langkah ini digunakan untuk mencerminkan berbagai jenis perubahan penggajian yang meliputi :

    # perekrutan 

    # pemberhentian 

    # Perubahan tingkat gaji 

    # Perubahan dalam pengurangan diskresi 

Semua perubahan penggajian dimasukkan tepat  pada waktunya dan ditampilkan dalam periode pembayaran berikutnya , namun catatan tentang pegawai  yang telah berhenti atau dipecat jangan langsung dihapus karena beberapah laporan akhir tahun (termasuk formulir w-2) membutuhkan data mengenai semua pegawai yang pernah bekerja untuk organisasi tersebut sepanjang tahun  terkait.  

2. Perbarui tarif & pemotongan pajak 

Perubahan tersebut terjadi ketika bagian penggajian menerima pembaruan mengenai perubahan dalam tarif pajak dan potongan gaji lainnya dari berbagai unit pemerintah dan perusahaan asuransi.

3. Validasi data waktu dan kehadiran 

Penerapan insentif dan bonus membutuhkan adanya hubungan antara sistem penggajian dengan sistem informasi penjualan dan siklus lainnya guna mengumpulkan data yang akan digunakan untuk menggunakan teknologi informasi. Program penggajian tersebut akan melakukan pemeriksaan edit untuk memverifikasi akurasi dan kewajaran data pada saat dimasukkan .

4. mempersiapkan penggajian 

File data yang telah di urutkan kemudian digunakan untuk membuat cek gaji pegawai selanjutnya semua potongan penggajian akan dijumlah dan totalnya di kurangkan dari gaji kotor untuk mendapatkan gaji bersih . Terakir yaitu daftar penggajian dan cek gaji pegawai dicetak 

   * Daftar penggajian yaitu laporan yang mendaftar gaji kotor setiap pegawai, potongan gaji & gaji bersih dalam format multi kolom dan disertai daftar potongan terpisah yang mendaftar berbagai potongan  sukarela untuk setiap pegawai. 

5. membayar gaji

Sebagian besar pegawai dibayar dengan menggunakan cek atau dengan penyimpanan langsung gaji bersih ke rekening bank pribadi mereka.

6. Hitung kompensasi dan pajak yang dibayar perusahaan.

Perusahaan membayar beberapa pajak penghasilan dan koempensasi pegawai. banyak perusahan juga menawarkan para pegawai mereka rencana kompensasi fleksibel, yang memungkinkan setiap pegawai. Menerima jaminan minimum asuransi pengobatan dan konstribusi pensiun, ditambah dengan kredit kompensasi tambahan yang dapat digunakan untuk mendapatkan waktu libur ekstra atau asuransi kesehatan tambahan.

7. Keluarkan Pajak Penghasilan dan potongan lain - lain 

            aktivitas terakhir dalam proses penggajian adalah membayar kewajiban pajak penghasilan dan potongan sukarela lainnya dari setiap pegawai.

Biro jasa penggajian dan PEO (Profetional Employer Organization) sangat menarik untuk bisnis kecil hingga menengah karena alasan - alasan berikut ini :

* Menurunkan Biaya

Biro jasa penggajian dan PEO mendapatkan keuntungan dari ekonomic of scale yang berkaitan dengan membuat cek gaji untuk sejumlah besar perusahaan.

* Kompensasi yang lebih Luas 

   PEO mengumpulkan biaya untuk mengadministrasikan kompensasi bagi semua klien mereka.

* Membebaskan Sumber Daya Komputer

   Biro jasa penggajian atau PEO meniadakan satu atau lebiah Aplikasi SIA (Penggajian dan 

   manajemen kompensasi).

Tujuan pengendalian, Ancaman dan Prosedur

    Selain tugas - tugasnya, Siklus manajemen SDM / Penggajian juga memiliki fungsi utama yaitu pengendalian yang memadai agar dapat memastikan terpenuhinya tujuan - tujuan berikut ini : 

1. Semua Transaksi Penggajian diotorisasi dengan benar
2. Semua Transaksi Penggajian yang dicatat valid
3. Semua Transaksi Penggajian yang valid dan diotorisasi dicatat
4. Semua Transaksi Penggajian dicatat secara akurat 
5. Peraturan pemerintah terkait yang berhubungan dengan pengiriman pajak dan pengisian laporan penggajian serta MSDM telah terpenuhi 
6. Aset (baik kas maupun data) dijaga dari kehilangan atau pencurian 
7. Aktivitas siklus manajeman SDM / Penggajian dilakukan secara efisien dan efektif

Berbagai dokumen dan catatan ( kartu waktu, daftar penggajian ) berikut adalah ancaman – ancaman utama dalam seklus manajemen SDM/ Penggajian dan prosedur pengendlian yang dapat diterapkan untuk mengurangi ancaman - ancaman tersebut.

1. Pengontrakan dan perekrutan tenaga kerja 

    Bentuk ancaman :

    a) Memperkerjakan pegawai yang tidak berkualifikasi atau berkelakuan buruk.

Prosedur Pengendalian : Prosedur memperkerjakan yang baik, termasuk verifikasi keahlian pelamar kerja, referansi dan riwayat pekerjaan.

    b) Pelanggaran Hukum ketenagakerjaan 

Prosedur pengendalian : Dokumen lengkap atas prosedur untuk mempekerjakan ; pelatihan pengembangan terkini dalam hal hukum ketenagakerjaan.

2. Pemrosesan Penggajian 

    Bentuk Ancaman :

    a) Perubahan file induk penggajian tanpa otorisasi

Prosedur pangendalian : Pemisahan tugas pada data SDM vs Penggajian dan distribusi cek gaji ; pengendalian akses ; tinjauan atas semua perubahan.

    b) Data waktu yang tidak akurat 

Prosedur pengendalian otomatisasi pengumpulan data ; berbagai pemeriksaan edit; rekonsiliasi data kartu waktu dengan data kartu waktu kerja.    

    c) Pemrosesan Penggajian yang Tidak Akurat

Prosedur pengendalian : Total Batch dan pengendalian aplikasi lainnya rekening kliring penggajian tinjauan peraturan IRS. 

    d) Pencurian atau distribusi cek gaji tipuan 

Prosedur pengendalian : Setoran langsung distribusi cek gaji dilakukan oleh sesorang yang independen dari proses penggajian; penyelidikan cek gaji tidak di klaim akses terbatas ke cek gaji kosong ; pemberian nomor tercetak dan perhitungan serta pencatatan periodik untuk semua cek gaji ; penggunaan ekening giro terpisah untuk penggajian yang dipelihara sebagai dana tetap; Rekonsiliasi semua rekening Bank penggajian oleh seseorang yang tidak terlibat dalam semua pemrosesan penggajian. 

3. Umum 

    Bentuk Ancaman :

   a)  Kehilangan atau pengungkapan data tanpa otorisasi

Prosedur pengendalian : Prosedur pembuatan cadangan ; rencana pemulihan dari bencana pengandalian akses fisik dan logis enkripsi data.

   b)  Kinerja yang kurang baik 

Prosedur pengendalian : Pengembangan dan tinjauan periodik atas metrik kinerja yang tepat; program pelatihan. 

 5. data yang di inputkan disetiap catatan transaksi

1. transaksi pemesanan barang

a. kode trnsaksi, nama barang, jumlah,harga, total harga,nama supplier, tanggal pemesanan,tanggal pengiriman

2. trnsaksi penerimaan persedian

No trnsaksi,tanggal penerimaan,nama barang,kode barang,jumlah,harga beli,total harga

3. trnsaksi pengeluaran(penjualan)

Tanggal trnsaksi,no trnsaksi,kode pelanggan,kode barang,nama barang, harga jual dan total harga

Untuk memastikan inputyang akurat dan andal pastikan program yang dibuat menginputkan data secara otomatis misalnya: pilih isi suatu field kemudian tekan enter sehingga field-field yang lain pada suatu table otomatis terisi membentuk suatu record

4. 1. Program tessebut memungkinkan perhitungan otomatis jumlah stok dengan cara membaca jumlah barng pada table stok dikurangi jumlah barang pada tabel penjualan ditambah jumlah barang pada tabel pembelian

2. program tersebut memungkinkan untuk membuat banyak jenis laporan misalnya berdasarkan nama barang,berdasarkan tanggal transaksi dll, sehingga memudahkan dalam pengambilan keputusan

6. program tersebut harus menampilkan pesanan yang belum terselesaikan untuk mengetahui pesanan pembelian yang telah lewat batas waktu, hal ini menyebabkan sering terjadi keterlambatan pengiriman pesanan.pengendalian yang bias dilakukan adalah membuat program yang otomatis menampilkan data pesanan beberapa hari sebelum tanggal kesepakatan pengiriman

                                SIKLUS PRODUKSI

Aktivitas produksi pada umumnya adalah aktivitas mengubah bahan baku menjadi bahan jadi. Hal ini hanya terjadi pada perusahaan manufaktur(industri). Siklus produksi memiliki rangkaian aktivitas yang di selenggarakan secara bertahap.

Aktivitas-Aktivitas Siklus Produksi :

• Informasi akuntansi biaya yang akurat dan tepat waktu merupakan input penting dalam keputusan mengenai hal-hal berikut ini :
• Bauran produk
• Penetapan harga produk
• Alokasi dan perencanaan sumber daya (contoh apakah membuat atau membeli)
• Manajemen Biaya
• Ada empat aktivitas dasar dalam siklus produksi :
• Perancangan Produk
• Perencanaan dan Penjadwalan
• Operasi Produksi
• Akuntansi Biaya

Perancangan Produk (Aktivitas 1) :

• Langkah pertama dalam siklus produksi adalah Perancangan produk.
• Tujuan aktivitas ini adalah untuk merancang sebuah produk yang memenugi permintaan dalam hal kualitas, ketahanan, dan fungsi, dan secara simultan meminimalkan biaya produksi.

Perencanaan dan Penjadwalan (aktivitas 2)

• Langkah kedua dalam siklus produksi adalah perencanaan dan penjadwalan.
• Tujuan dari langkah ini adalah mengembangkan rencana produksi yang cukup efisien untuk memenuhi pesanan yang ada dan mengantisipasi permintaan jangka pendek tanpa menimbulkan kelebihan persediaan barang jadi.

Operasi Produksi (Aktivitas 3)
• Computer-Integrated Manufacturing (CIM) adalah penggunaan berbagai bentuk TI dalam proses produksi, seperti robot dan mesin yang dikendalikan oleh kompute, untuk mengurangi biaya produksi.
• Setiap perusahaan membutuhkan data mengenai 4 segi berikut ini dari operasi produksinya :
1. Bahan baku yang digunakan
2. Jam tenaga kerja yang digunakan
3. Operasi mesin yang dilakukan
4. Serta biaya overhead produksi lainnya yang terjadi

Akuntansi Biaya (Aktivitas 4)
• Langkah terakhir dalam siklus produksi adalah akuntansi biaya.
• Apakah tiga tujuan dasar dari sistem akuntansi biaya itu ?
1. Untuk memberikan informasi untuk perencanaan, pengendalian, dan penilaian kinerja dari operasi produksi
2. Memberikan data biaya yang akurat mengenai produk untuk digunakan dalam menetapkan harga serta keputusan bauran produk.
3. Mengumpulkan dan memproses informasi yang digunakan untuk menghitung persediaan serta nilai harga pokok penjualan yang muncul di laporan keuangan perusahaan.

Apakah ancaman-ancamannya ?
– Transaksi yang tidak diotorisasi
– Pencurian atau pengrusakan persediaan dan aktiva tetap
– Kesalahan pencatatan dan posting
– Kehilangan data
– Masalah tidak efisien dan pengendalian kualitas

Apakah prosedur pengendalian itu ?
– Ramalan penjualan yang akurat dan catatan persediaan
– Otorisasi produksi
– Larangan akses ke program perencanaan produksi dan ke dokumen pesanan produksi yang kosong
– Tinjauan dan persetujuan biaya aktiva moda

Prosedur Pengawasan Produksi
Fungsi dan organisasi Produksi
pengawasan produksi adalah prosedur yang dimulai dari dikeluarkannya order produksi, mengikuti pelaksanaannya dan kalau perlu mengadakan penyesuaian – penyesuaian. Dalam membuat order produksi perlu dipertimbangkan tersedianya bahan, kapasitas pabrik dan kemampuan karyawan. Order produksi biasanya dibuat beberapa lembar dan dikirimkan pada tiap – tiap bagian yang akan mengerjakan order tersebut. Prosedur pengawasan produksi ini erat hubungannya dengan prosedur pesanan penjualan, prosedur pengiriman dan prosedur pembelian.
Fomulir order produksi dibuat oleh pabrik berdasarkan pesanan dari langganan yang diterima bagian penjualan. Mungkin juga order produksi dibuat berdasarkan rencana produksi yang disusun oleh bagian produksi dan bagin penjualan.

Jenis Prosedur Pengawasan Produksi
Ada 2 jenis pengawasan produksi sebagai berikut :

1.    Prosedur pengawasan order produksi khusus, yaitu prosedur dimana sebuah order produksi dikeluarkan untuk memerintah pabrik agar memproduksi sejumlah produk tertentu . biasanya prosedur ini digunakan dalam keadaan sebagai berikut :
a. produk dibuat berdasarkan pesanan dari pembeli.
b. dalam perusahaan assembling
c. dalam perusahaan yang proses produksinya continue dimana produk dibuat berdasarkan rumus.

2.    Prosedur pengawasan order produksi berulang, yaitu prosedur dimana sebuah order produksi dikeluarkan untuk memerintah pabrik untuk memproduksi produk tertentu selama suatu periode yang akan datang.
Formulir
Dalam prosedur pengawasan order produksi khusus digunakan fornmulir-formulir sebagai berikut :
1. Order produksi
2. Daftar kebutuhan bahan (bill of materials)
3. Surat permintaan bahan (requisition)
4. Urutan kegiatan (operation list)
5. Traveler Card atau Route Card
6. kartu kerja (job ticket)
Dalam prosedur pengawasan order produksi berulang, formulir yang digunakan adalah order produksi, dan surat permintaan bahan atau daftar kebutuhan bahan yang digunakan untuk meminta bahan dari gudang.

Model Prosedur Pengawasan Produksi
Ada 4 model prosedur pengawasan produksi, yaitu :
1. Produksi barang-barang untuk memenuhi pesanan dari pembeli yang sertifikasinya ditentukan oleh pembeli. Barng dikirim untuk pembeli pada saat dikerjakan.
2. Produksi barang-barang untuk memenuhi pesanan dari pembeli, bentuknya ditentukan oleh pembeli dan sebagian oleh perusahaan. Barang dikirim kepada pembeli selama musim tertentu, pada tanggal yang sudah disetujui.
3. Produksi suku cadang untuk persediaan yang akan di assembling atau dijual sebagai suku cadang.
4. Produksi secara continue (proses) berdasarkan rumus-rumus tertentu.
Model prosedur pengawasan produksi diambil dari buku accounting system oleh Cecil Gillespie.
Produksi barang-barang untuk memenuhi pesanan dari pembeli.

Spesifikasi dari pembeli , segera dikirim sesuai bila sudah selesai. Contoh beriktu ini adalah untuk percetakan, urutan-urutan sebagai berikut:

1.    Karyawan bagian perencanaan produksi menulis order produksi rangkap 5 dan dibagikan sebagai berikut :
a. Lembar 1 untuk bagian composer.
b. Lembar 2 untuk bagian cetak.
c. Lembar 3 untuk bagian jilid.
d. Lembar 4 untuk bagian pengiriman.
e. Lembar 5 disimpan sebagai arsip untuk mengawasi pelaksanaan order produksi tersebut.

2.    Tata usaha pabrik menyimpan order produksi untuk masing-masing bagian, sedapat mungkin dengan bagian yang bersangkutan. Apabila bahan yang akan digunakan belum tersedia, order produksi ini disimpan di bagian belakang (sebalik) tempat penyimpanan. Apabila bahan sudah tersedia, order produksi tadi dipindahkan ke tempat penyimpanan untuk order produksi yang aktif.

3.    Ketika suatu bagian sudah siap untuk mengerjakan pekerjaan baru, tata usaha pabrik mengambil order produksi dan menyerahkan ke bagian yang bersangkutan. Bersamaan dengan itu satu tembusan order produksi yang merupakan tembusan utnuk pengawasan di tempatkan pada tempat penyimpana order produksi bagian yang bersangkutan. Tembusan untuk pengawasan ini di tempatkan paling muka dalam tempat penyimpanan order produksi. Dengan demikian dapat segera diketahui order produksi mana yang sedang dikerjakan.

4.    Apabila pekerjaan ini sudah diselesaikan dibagian terakhir, bagian penmgiriman menyiapkannya untuk dikirim dan mengecek kuantitasnya dengan tembusan order produksi. Tembusan ini di cap “di kirim” apabila barang- barang tersebut sudah dikirim ke pemesan dan diserahkan ke bagian billing. Berdasarkan tembusan order produksi yang diterima dari bagian pengiriman, di buat faktur oleh bagian billing dan diserahkan pada pemesan.
Produksi barang mode untuk memenuhi pesanan dari pembeli, pengirimannya dilakukan pada waktu yang akan datang
Pesanan dari langganan dipisahkan menurut jenis produk dan jenis pengiriman, sehingga dapat di ketahui produksi yang harus di kerjakan setiap bulan. Untuk mencapai tujuan ini dapat digunakan unit shipping order procedure, dimana masing-masing shipping order dapat di pisah-pisahkan menurut jenis produk dan periode pengirimannya.
Produksi suku cadang untuk persediaan atau dijual.

Untuk memproduksi suku cadang, dikeluarkan suatu order produksi dengan tembusan- tembusannya. Tiap-tiap tembusan digunakan untuk :
1. Surat permintaan bahan
2. Order produksi
3. Traveler Card
4. Cost Copy

Order Produksi dan traveler card diserahkan pada bagian produksi bersama dengan surat permintaan bahan. Cost copy diserahkan pada seksi akuntansi biaya. Untuk mengerjakan assembling dari suku cadang tersebut prosedurnya sama dengan di atas.

Produksi secara continue berdasarkan resep (rumus)

Contoh produksi yang continue adalah pabrik cat dimana pekerja di samping harus tahu bahan-bahannya juga ukuran (banyaknya) masing-masing bahan yang digunakan. Dalam perusahaan seperti ini biasanya dibuatkan resep (rumus) untuk tiap jenis produk.

Aplikasi-Aplikasi Siklus Produksi

Pengendalian produksi, pengendalian persediaan, akuntansi biaya, dan akuntansi property/kepemilikan merupakan fungsi-fungsi umum dalam siklus produksi di perusahaan-perusahaan manufaktur.

Pengendalian Produksi

System akuntansi biaya berfokus pada pengelolaan persediaan manufaktur : bahan baku, barang dalam proses, dan produk selesai. Job costing merupakan prosedur dimana biaya didistribusikan ke pekerjaan atau order produksi tertentu. Ini membutuhkan system pengendalian order produksi.

Dalam penentuan biaya berdasarkan proses produksi (process costing), biaya dikumpulkan dalam proses atau departemen berdasarkan periode.

Berkas dan laporan. Pengendalian produksi mencakup perencanaan produk mana yang akan diproduksi dan penjadwalan produksi untuk mencapai pemanfaatan sumber daya secara optimal.

Kebutuhan-kebutuhan dasar produksi disajikan dalam daftar bahan dan daftar kegiatan utama. Daftar bahan mencakup bahan yang dibutuhkan dan deskripsi mengenai order. Daftar bahan dapat digunakan sebagai referensi untuk penggantian bahan, dan sebagai dasar menentukan bahan pendukung, atau sebagai daftar bahan bagi pemakai. Daftar kegiatan utama hampir serupa dengan daftar bahan; merincikan kegiatan tenaga kerja, urutannya, dan mesin-mesin yang mereka butuhkan secara khusus dalam kegiatan produksi.

Menentukan produk mana yang akan diproduksi membutuhkan keterpaduan antara permintaan produk, permohonan produk, dan sumber daya yang tersedia di perusahaan. Sumber daya tersedia untuk produksi yang fungsi pengendalian produksi melalui laporan posisi pengendalian dan laporan ketersediaan barang. Laporan posisi bahan baku merinci sumber daya bahan dalam persediaan yang tersedia untuk produksi. Laporan ketersediaan barang menyajikan ketersediaan sumber daya tenaga kerja dan mesin.

Aliran-aliran transaksi. Order produksi digunakan sebagai otorisasi departemen produksi untuk membuat produk-produk tertentu. Permintaan bahan diterbitkan untuk setiap order produksi untuk mengotorisasi departemen persediaan untuk mengeluarkan bahan ke departemen produksi.

Kegiatan tenaga kerja dicatat dalam kartu jam kerja. Kartu ini diposting ke order produksi dan dikirikan ke departemen akuntansi biaya. Laporan posisi produksi merinci pekerjaan selesai per order produksi sesuai dengan proses produksi.

SIKLUS PENGELUARAN

 

           Siklus Pengeluaran adalah rangkaian kegiatan bisnis dan operasional pemrosesan data terkait yang berhubungan dengan pembelian serta pembayaran barang dan jasa. Dalam SIA siklus pengeluaran, paling tidak terdapat empat sub sistem yang harus dirancang, yaitu: sistem pembelian, system penerimaan barang, system voucher, dan system pengeluaran kas

           Tujuan utama dalam siklus pengeluaran adalah untuk meminimalkan biaya total memperoleh dan memelihara persediaan, perlengkapan, dan berbagai layanan yang dibutuhkan organisasi untuk berfungsi.

Tujuan khusus yang terkandung didalam siklus pengeluaran meliputi:

1.      Memastikan bahwa seluruh barang dan jasa dipesan sesuai keperluan.

2.      Menerima seluruh barang yang dipesan dan menverifikasi bahwa barang tersebut adalah valid dan benar.

3.      Menjaga barang tersebut sampai dibutuhkan.

4.      Memastikan bahwa faktur yang berhubungan dengan barang dan jasa adalah valid dan benar.

5.      Mencatat dan mengklasifikasikan pengeluaran secara cepat dan tepat.

6.      Memposkan kewajiban dan pengeluaran kas ke dalam perkiraan pemasok yang tepat di dalam buku besar utang usaha.

7.      Memastikan bahwa seluruh pengeluara kas berhubungan dengan pengealuran yang sudah diotorisasi.

8.      Menyiapakn seluruh dokumen dan laporan manajerial yang diperlukan yang berhubungan dengan barang atau jasa yang diperoleh.

Fungsi dari Siklus Pengeluaran itu sendiri terdiri dari:

1.      Mengetahui kebutuhan akan barang tersebut.

2.      Menempatkan Pesanan, Menerima dan menyimpan barang.

3.      Memastikan validitas kewajiban pembayaraan.

4.      Menyiapkan pengeluaran kas.

5.      Mengelola utang usaha.

6.      Memposkan transaksi ke dalam buku besar umum.

7.      Menyiapkan laporan keuangan dan laporan manajemen yang diperlukan.

·            Aktivitas utama pertama dalam siklus pengeluaran adalah memesan persediaan atau perlengkapan.

Metode pengendalian persediaan tradisional ini sering disebut: kuantitas pesanan ekonomis [EOQ]): Pendekatan ini didasarkan pada perhitungan jumlah optimal pesanan untuk meminimalkan jumlah biaya pemesanan, penggudangan dan kekurangan persediaan.

Pendekatan ini bertujuan mengurangi tingkat persediaan yang dibutuhkan dengan cara menjadwalkan produksi, bukan memperkirakan kebutuhan.

Sistem JIT berusaha untuk meminimalkan, jika bukan menghilangkan, baik biaya penggudangan maupun kekurangan persediaan.

Pesanan pembelian adalah sebuah dokumen atau formulir elektronis yang secara formal meminta pemasok untuk menjual dan mengirimkan produk yang disebutkan dengan harga yang telah ditentukan.

Pesanan pembelian juga merupakan janji untuk membayar dan menjadi sebuah kontrak begitu pemasok menyetujuinya.

Sering kali, beberapa pesanan pembelian dibuat untuk memenuhi satu permintaan pembelian.

Menerima dan menyimpan barang, Perlengkapan dan jasa (layanan)

·         Aktivitas bisnis utama kedua dalam siklus pengeluaran adalah penerimaan dan penyimpanan barang yang dipesan.

Metode-metode pengendalian persediaan alternatif :

MRP (material requirement planning)

JIT (just in time)

Apakah perbedaan utama antara Materials requirements planning (MRP) dan Just-In-Time (JIT) ?

Sistem MRP menjadwalkan produksi untuk memenuhi perkiraan kebutuhan penjualan, sehingga menghasilkan persediaan barang jadi.

Sistem JIT menjadwalkan produksi untuk memenuhi permintaan pelanggan, sehingga secara nyata meniadakan persediaan barang jadi.

Memesan barang, Perlengkapan dan jasa (layanan)

Dokumen-dokumen dan prosedur-prosedur:

Permintaan pembelian adalah sebuah dokumen yang mengidentifikasikan berikut ini :

Peminta dan mengidentifikasi nomor barang

Menspesifikasikan lokasi pengiriman dan tanggal dibutuhkan

Deskripsi, jumlah barang, dan harga setiap barang yang diminta

Dan dapat berisi pemasok yang dianjurkan

Memesan barang, Perlengkapan dan jasa (layanan)

Apakah keputusan penting itu ?

Menetukan pemasok (vendor)

Faktor-faktor apakah yang harus dipertimbangkan dalam membuat kieputusan ini ?

Harga, kualitas bahan baku

Dapat diandalkan dalam melakukan pengiriman

Dokumen-dokumen dan prosedur-prosedur:

Keputusan-keputusan penting dan kebutuhan-kebutuhan informasi:

Bagian penerimaan mempunyai dua tanggung jawab utama:

Memutuskan apakah menerima pengiriman

Memeriksa jumlah dan kualitas barang

Dokumen-dokumen dan prosedur-prosedur:

Laporan penerimaan adalah dokumen utama yang digunakan dalam subsistem penerimaan dalam siklus pengeluaran, laporan ini mendokumentasikan rincian mengenai: setiap kiriman, termasuk tanggal penerimaan, pengiriman, pemasok, dan nomor pesanan pembelian.

Bagi setiap barang yang diterima, laporan ini menunjukkan nomor barang, deskripsi, unit ukuran, dan jumlah barang yang diterima.

Membayar barang dan jasa (layanan): Menyetujui Faktur Pemasok

·         Aktivitas utama ketiga dalam siklus pengeluaran adalah menyetujui faktur penjualan dari vendor untuk pembbayaran.

Bagian utang usaha menyetujui faktur penjualan untuk dibayar

Kasir bertanggung jawab untuk melakukan pembayaran

Tujuan utang usaha adalah untuk mensahkan pembayaran hanya untuk barang dan jasa yang dipesan dan benar-benar diterima.

Ada dua cara untuk memproses faktur penjualan dari vendor :

Sistem tanpa voucher

Sistem Voucher

Membayar barang dan jasa (layanan): Memperbaiki Utang Usaha

Pemrosesan efisiensi dapat diperbaiki dengan:

Meminta para pemasok untuk memberikan faktur secara elektronis, baik melalui EDI atau melalui Internet

Penghapusan faktur vendor (pemasok). Pendekatan tanpa faktur ini disebut Evaluated Receipt Settlement (ERS).

Membayar Barang: Membayar faktur penjualan yang telah disetujui

Kasir menyetujui faktur

Gabungan dari faktur vendor dengan dokumen pendukungnya disebut : Bundel voucher.

Keputusan penting dalam proses pengeluaran kas adalah menetapkan apakah akan memanfaatkan diskon yang ditawarkan untuk pembayaran awal.

Fungsi ketiga dari SIA adalah menyediakan informasi yang berguna untuk pengambilan keputusan.

Kegunaan dalam siklus pengeluaran berarti bahwa SIA harus memberikan informasi operasional yang dibutuhkan untuk melakukan fungsi-fungsi berikut ini :

Kebutuhan Informasi

– Menetapkan kapan dan seberapa banyak tambahan persediaan yang akan dipesan.

– Memilih pemasok yang tepat untuk pesanan.

– Memverifikasi akurasi faktur dari vendor.

– Memutuskan apakah diskon pembelian harus dimanfaatkan.

– Mengawasi kebutuhan arus kas untuk membayar kewajiban yang belum diselesaikan.

Sebagai tambahan, SIA harus memberikan informasi evaluasi strategis dan kinerja berikut ini:

– Efisiensi dan efektivitas bagian pembelian

– Analisis kinerja pemasok, seperti pengiriman tepat waktu dan kualitas.

– Waktu yang digunakan untuk memindahkan barang dari area penerimaan ke produksi.

– Persentase diskon pembelian yang dimanfaatkan.

Siklus Pengeluaran

Hutang Dagang

Pengendalian: Tujuan, Ancaman, dan Prosedur

Sistem Pembelian

Bagian yang terkait dalam sistem ini meliputi:

      Bagian pembelian, yang berfungsi melakukan pemesanan dari penjual dan meng input nya ke komputer.

      Bagian hutang, yang bertanggung jawab untuk memelihara catatan berbagai pembelian barang ke pemasok, sehingga dapat diketahui jumlah hutang kepada masing-masing pemasok dan juga riwayat layanan pemasok.

      Bagian gudang, yang bertugas menerima kiriman barang yang dipesan dan dan membuat laporan kepada bagian pembelian bahwa barang sudah diterima, sehingga siap menerima tagihan.

      Bagian hutang, yang bertugas menerima faktur penjualan atau tagihan dari pemasok.

      Bagian keuangan atau kasir bertanggung jawab untuk membayar hutang kepada pemasok sesuai dengan masa potongan sehingga perusahaan dapat memperoleh potongan tunai dan menyelenggarakan pencatatan atas pembayaran.

Dokumen yang digunakan dalam sistem akuntansi pemebelian ini terdiri atas:

1.      Permintaan Barang (Material requisition atau Purchase requisition)

Dokumen awal dalam siklus pengeluaran yang mengotorisasi penempatan pesanan barang atau jasa.

2.      Penawaran Barang (Qutation)

Dokumen yang digunakan dalam prosedur persaingan tawar-menawar, menunjukkan barang dan jasa yang dibutuhkan dan harga pesaingnya, syarat, dan lain sebagainya.

3.      Pemesanan Barang (Purchase Order)

Dokumen ini mencantumkan dekripsi, kualitas dan kuantitas atau informasi lain atas barang atau jasa yang hendak dibeli.

4.      Bukti Penerimaan Barang (Delivery Receipt)

Dokumen yang menunjukkan tanggal barang diterima, nomor purchase order, kode dan nama barang, banyaknya barang yang diterima dan identitas.

5.      Faktur Penjualan (Invoice)

Dokumen yang menunjukkan deskripsi dan kuantitas barang yang dijual, harga termasuk ongkos angkut, asuransi, syarat pembayaran, dan data lain yang relevan.

Prosedur transaksi pembelian mencangkup:

      Bagian gudang mengajukan permintaan pembelian ke fungsi pembelian

      Bagian pembelian meminta penawaran harga dari berbagai pemasok.

      Bagian pembelian menerima penawaran harga dari berbagai pemasok dan melakukan pemilihan pemasok.

      Bagian pembelian membuat order pembelian kepada pemasok yang dipilih.

      Bagian penerimaan memeriksa dan menerima barang yang dikirim oleh pemasok.

      Bagian penerimaan menyerahkan barang yang diterima kepada fungsi gudang untuk disimpan.

      Bagian penerimaan melaporkan penerimaan barang kepada bagian akuntansi.

      Bagian akuntansi menerima faktur tagihan dari pemasok dan atas dasar faktur dari pemasok tersebut, bagian akuntansi mencatat kewajiban yang timbul dari transaksi pembelian.

Sistem Pengeluaran Kas

Sistem pengeluaran kas memproses pembayaran kewajiban yang dihasilkan oleh sistem pembelian. Tujuan utama dari sistem ini adalah untuk memastikan bahwa kreditor yang sah menerima jumlah jumlah terutang yang benar ketika kewajiban jatuh tempo. Jika sistem tersebut melakukan pembayaran lebih awal. Perusahaan melewatkan penghasilan bunga yang dapat dihasiklkan dari dana tersebut. Namun demikian jika kewajiban dibayar telat perusahaan akan kehilangan diskon pembelian atau dapat mengacaukan kredibilitasnya sendiri.

Dokumen yang digunakan dalam sistem akuntansi pengeluaran kas ini adalah:

Bukti kas keluar

Tanda bukti bahwa perusahaan telah mengeluarkan uanh tunai, seperti  pembelian dengan tunai atau pembayaran gaji, pembayaran hutang atau pengeluaran-pengeluaran lainnya.

Cek

Salah satu sarana yang digunakan untuk menarik atau mengambil uang direkening giro.

Permintaan cek           

Sistem Manual Pengeluaran Kas:

 Bagian utang usaha

Proses pengeluaran kas dimulai dalam bagian utang usaha. Staf administrasi bagian utang usaha meninjau file voucher utang terbuka atau utang usaha untuk melihat berbagai dokumen yang jatuh tempo dan mengirim voucher serta dokumen pendukungnya (permintaan, pembelian, pesanan pembelian, laporan penerimaan, dan faktur) ke bagian pengeluaran kas.

Bagian pengeluaran kas

Staf administrasi bagian pengeluaran kas menerima paket voucher dan meninjau berbagai dokumen untuk melihat kelengkapan dan akurasi administratifnya. Untuk tiap pengeluaran, staf administrasi tersebut membuat cek tiga salinan dan mencatat nomor cek, jumlah uangnya, nomor voucher, serta data lain yang terkait dalam daftar cek yang juga disebut jurnal pengeluaran kas.

 Bagian buku besar

Staf administrasi bagian buku besar menerima voucher jurnal pengeluaran kas dan ikhtisar akun dari bagian utang usaha. Angka dalam voucher menunjukkan pengurangan total dalam kewajiban perusahaan dan akun kas sebagai akibat dari pembayaran ke pemasok. staf administrasi bagian buku besar mencatat ke akun pengendali utang usahadan akun kas dalam buku besar serta merekonsiliasi akun pengendali utang usaha dengan iktisar buku pembantu utang usaha. Pekerjaan ini mengakhiri prosedur pengeluaran kas.

Tugas Per divisi:

·         Departemen Persediaan

1.      Mengecek persediaan

2.      Mencatat persediaan yang rusak

3.      Membuat daftar persediaan barang rusak dan mengumpulkan barang yang rusak.

4.      Menyerahkan ke bagian manajer persediaan

·         Manajer Persediaan:

1.      Melakukan pengecekkan

2.      Departemen Pembelian

3.      Membuat surat retur dan menyerahkan ke supplier Supplier

4.      Menyiapkan barang retur / uang pengganti barang retur

5.      Menyiapkan bukti pengembalian retur

·         Bagian penerimaan: 

1.       Mengecek barang retur

2.       Mencatat penerimaan barang retur

3.       Membuat laporan penerimaan retur dan menyerahkan barang ke bagian persediaan

·         Bagian persediaan

1.       Melakukan pengecekan kembali

2.       Manajer Persediaan

3.       Membuat catatan penerimaan barang retur

4.       Menyerahkan laporan ke bagian akuntansi

·         Bagian Akuntansi

1.      Membuat laporan penerimaan barang retur

·         Pimpinan

1.       Memeriksa dan megesahkan laporan penerimaan barang retur

Retur Pembelian

Bila barang dagangan atau barang lain yang sudah dibeli kemudian dikembalikan lagi atau penyesuaian harga sedang diusahakan. Biasanya pembeli akan mengadakan hubungan dengan penjuala secara tertulis. Keterangan mengenai hal itu dapat dinyatakan melalui surat atau dapat juga digunakan Memo Debit atau Nota Debit.