PROSES BISNIS
2.1. Pengertian Analisa Proses Bisnis
Analisa proses bisnis adalah kajian dan evaluasi yang dilakukan
terhadap kegiatan-kegiatan proses bisnis Perusahaan untuk mengidentifikasikan dampak dari kegiatan tersebut dalam menciptakan
nilai atau menambah nilai terhadap bisnis Perusahaan.
Analisa proses bisnis merupakan
salah satu kegiatan yang harus dilakukan
perusahaan pada saat perusahaan akan melakukan rekayasa
proses bisnis. Untuk lebih
menjelaskan hubungan antara analisa proses bisnis dengan rekayasa ulang proses
bisnis, terlebih dahulu kita lihat tahapan-tahapan yang harus dilakukan
dalam rangka melakukan
rekayasa ulang proses bisnis.
Menurut Whitten (2001,
p21), dalam melakukan
rekayasa ulang proses bisnis ada 3 tahap besar yaitu:
1. Identifikasi Value
Chain
Pada tahap ini dilakukan identifikasi kegiatan-kegiatan pada setiap fungsi perusahaan yang harus dilakukan
oleh perusahaan dalam menjalankan proses bisnisnya. Kegiatan-kegiatan ini merupakan
rangkaian kegiatan yang secara
bersama akan membentuk suatu kombinasi proses yang dapat memberikan nilai tambah bagi proses bisnis perusahaan.
Besar kecilnya nilai tambah yang
diberikan oleh suatu kegiatan pada proses bisnis Perusahaan sangatlah bersifat
tergantung faktor internal perusahaan antara lain strategi bisnis, sumberdaya dan fasilitas produksi yang dimiliki dan visi dari pemimpinnya, serta faktor eksternal antara lain kondisi
kompetisi,
kondisi industri, peraturan pemerintah,
dan faktor sosio ekonominya.
2. Tahap Analisa Setiap
Kegiatan Dalam Proses Bisnis
Analisa terhadap setiap kegiatan dalam proses bisnis perusahaan dari segi waktu, bottlenecks,
biaya untuk mengidentifikasikan dampak setiap kegiatan
dalam menciptakan atau menambah nilai bisnis Perusahaan. Dalam tahap analisa proses bisnis ini juga dilakukan identifikasi peluang-peluang untuk melakukan
perbaikan dan perancangan ulang proses bisnis agar proses bisnis lebih efisien.
3. Tahap Perancangan Proses Bisnis Yang Baru
Perancangan
Proses bisnis yang baru dengan memanfaatkan teknologi informasi dalam menambah nilai proses
bisnis perusahaan. Hasil rancangan
baru proses bisnis kemudian diimplementasikan
dan dilakukan review.
Dari tahapan-tahapan rekayasa ulang proses bisnis yang diberikan
oleh Whitten, dapat terlihat dengan jelas bahwa
kegiatan analisa proses
bisnis merupakan bagian dari kegiatan
rekayasa ulang proses bisnis. Dalam melakukan analisa proses bisnis, kegiatan dilakukan
hingga tahap kedua sedangkan dalam melakukan rekayasa ulang proses bisnis, kegiatan diteruskan hingga tahap ketiga.
Pengertian analisa
proses
bisnis
tidaklah
dapat
dilepaskan
dari
pengertian
rekayasa uang proses bisnis karena analisa proses bisnis merupakan
bagian dari rekayasa ulang proses bisnis. Untuk mempunyai gambaran dan pengertian
yang lebih baik dan lebih menyeluruh
mengenai analisa proses bisnis maka dalam pembahasan
berikut ini akan dibahas beberapa
pengertian rekayasa ulang proses
bisnis.
Menurut Whitten (2001, p20) Rekayasa
ulang proses bisnis atau business
process reengineering (BPR) adalah suatu studi, analisa dan perancangan ulang terhadap proses bisnis
yang fundamental untuk menurunkan biaya dan/atau memperbaiki
nilai tambah terhadap
bisnis.
Manganelli ( 1994, p7) mendefisinikan BPR sebagai perancangan ulang yang
cepat dan radikal terhadap
strategi, nilai tambah proses bisnis dan - sistem, kebijakan
dan struktur organisasi yang mendukung strategic
dan nilai tambah proses
bisnis – untuk mencapai optimasi arus kerja dan produktivitas dalam suatu organisasi.
Menurut pengertian Manganelli, dalam melakukan rekayasa
ulang bisnis, kita analisa bukan hanya terhadap strategi, nilai tambah proses bisnis tetapi juga terhadap semua sistem, kebijakan dan struktur organisasi yang mendukung
proses bisnis yaitu:
1. Sistem yang
mendukung kegiatan proses dari proses data dan sistim informasi
manajemen hingga ke sistem sosial
dan kultural.
2. Kebijakan
yang mendukung aktivitas proses
biasanya dalam bentuk
aturan dan regulasi yang mengarahkan dan memimpin perilaku dalam hal bagaimana
suatu pekerjaan dilakukan.
departemen, area fungsional. divisi, unit dan bentuk lainnya
dimana karyawan dibagi untuk kepentingan melakukan pekerjaannya.
Rekayasa ulang proses bisnis merupakan
suatu cara yang radikal untuk menggali dan memperluas
kemampuan dari suatu bisnis, memperbaiki
performancenya dan memungkinkannya untuk mencapai
suatu keunggulan kompetitif yang bertahan lama.
Studi dan analisa dilakukan terhadap proses bisnis bisa terhadap
keseluruhan proses bisnis dalam suatu organisasi atau hanya terhadap suatu proses tertentu dalam organisasi dengan menggunakan metode-metode analisa sistem.
Setiap proses bisnis dianalisa dan diteliti secara cermat apakah terjadi
bottlenecking, repetisi dan pengerjaan ulang yang mengakibatkan ketidak
efisienan. Analisa dan studi ini dimaksudkan
untuk menemukan proses bisnis mana yang
mempunyai dampak besar terhadap
nilai tambah Perusahaan. Terhadap proses bisnis tersebut dilakukan pengkajian lebih
lanjut untuk menemukan adanya opportunities yaitu kesempatan untuk melakukan perbaikan sehingga akan memberikan nilai tambah bagi perusahaan. Perbaikan bisa
dalam
bentuk
menghapuskan sebagian proses yang tidak perlu, melakukan
streamlining atau memanfaatkan bantuan teknologi informasi.
Whitten mengingatkan
bahwa dalam melakukan rekayasa
ulang bisnis harus dihindari setiap godaan untuk mengfokuskan diri pada solusi informasi
teknologi hingga setelah proses bisnis dirancang ulang untuk mencapai efisiensi yang maksimum. Jadi rekayasa ulang bisnis menganalisa proses
bisnis dan kemudian
merancang ulang untuk menghapuskan ketidak
efisienan dan birokrasi
sebelum di aplikasikan kembali dengan
menggunakan teknologi informasi.
2.2. Alasan Organisasi Melakukan Analisa Proses
Bisnis
Sebagaimana
dijelaskan dalam pengertian analisa proses bisnis dan hubungan antara analisa proses bisnis dengan rekayasa ulang proses bisnis, maka alasan suatu
perusahaan dalam melakukan analisa proses bisnis sangatlah
tergantung pada alasan Perusahaan melakukan rekayasa
ulang proses bisnis yaitu:
1. Untuk memperkuat
posisi Perusahaan
2. Untuk mengantisipasi masalah
3. Untuk mengatasi kelemahan Perusahaan
2.3. Spesifikasi untuk
suksesnya Analisa
Proses Bisnis
Analisa proses bisnis yang sukses harus mengandung spesifikasi sebagai
berikut:
1. Analisa
proses
bisnis
harus
dimulai dengan
mengembangkan suatu pernyataan yang jelas mengenai tujuan
dan strategi perusahaan.
2. Pertimbangan untuk memberikan kepuasan
pada konsumen sebagai tujuan dibelakang tujuan dan strategi
perusahaan.
3. Menitik beratkan pada proses bisnis
diatas fungsi bisnis dan menselaraskan
antara proses dan tujuan
perusahaan.
4. Identifikasikan proses nilai tambah
dan
proses
pendukungnya yang akan memberikan
kontribusi terhadap nilai.
5. Menggunakan
tehnik dan alat manajemen yang tersedia dan yang
sudah
proven dengan sebaik-baiknya untuk memastikan kualitas
dari informasi yang
digunakan dan deliverables-nya.
6. Memberikan analisa terhadap operasi
yang
sedang
berjalan
dan
mengidentifikasi proses yang tidak memberikan nilai tambah.
7. Mengembangkan terobosan
baru bagi suatu kerangka berpikir dan visi yang berani untuk melakukan perubahan yang radikal daripada melakukan perubahan yang bertahap.
8. Mempertimbangkan
solusi dimana
karyawan dikembangkan dan diperkuat
dan teknologi sebagai dasar untuk
mengimplementasikan perubahan.
9. Menyajikan
suatu masalah bisnis secara
lengkap dan memberikan
informasi dan argumen yang meyakinkan
untuk pengambilan keputusan.
10. Mengembangkan
suatu rencana implementasi yang
dapat
dilakukan
yang
berisi spesifikasi tugas, sumber daya , jangka
waktu dan persetujuan.
2.4. Analisa Proses Bisnis Strategis dan Taktis
Keputusan untuk melakukan analisa proses bisnis dalam rangka melakukan
rekayasa ulang proses bisnis bisa merupakan
keputusan strategis dan atau keputusan taktis Perusahaan.
Kegiatan untuk melakukan analisa proses bisnis dalam rangka rekayasa ulang proses bisnis pada
intinya merupakan kegiatan
untuk merancang kembali proses yang
berada pada area “strategic context”. Strategic context dalam hal ini mempunyai tiga
komponen kunci yaitu:
1. Kemampuan yang distinctive dari suatu bisnis
2. Segmen atau pasar untuk
bisnis tersebut
3. Keunggulan
kompetitifnya yang bertahan lama.
Kemampuan yang distinctive dari suatu bisnis
bila diaplikasikan pada segmen dan pasarnya akan memberikan
keunggulan kompetitif bagi bisnis tersebut untuk
bertahan terus dalam persaingan dan bertahan dalam eksistensinya.
Bertolak dari ketiga komponen strategic
context tersebut, ada empat pertanyaan penting yang perlu dipikirkan lebih dalam yaitu:
1. Apa yang merupakan kemampuan yang kita miliki yang bersifat distinctive
dimata pelanggan kita?
2. Apakah kemampuan tersebut
telah diaplikasikan dalam pasar kita?
3. Apa kemampuan baru yang perlu kita kembangkan lebih
lanjut agar posisi keunggulan kompetitif kita pada pasar
dapat lebih kuat?
4. Apa yang perlu dilakukan untuk memperbaiki kemampuan kita sekarang
agar memperkuat keunggulan kompetitif kita?
Analisa proses bisnis dalam rangka rekayasa ulang bisnis pada intinya
adalah bertujuan dan berlandaskan pada konsep untuk memberikan nilai tambah kepada
pelanggan kita lebih dari apa yang dapat diberikan oleh pesaing melalui suatu
perbaikan yang radikal terhadap kemampuan yang
telah kita miliki dan menciptakan kemampuan baru yang bersifat
distinctive.
2.4.1. Analisa Proses Bisnis - Strategis
Analisa
proses bisnis dalam rangka rekayasa
ulang proses bisnis yang bersifat strategis mempunyai ruang lingkup pembahasan yang berbeda dengan yang bersifat
taktis. Analisa proses bisnis dalam rangka rekayasa ulang proses bisnis strategis atau disebut juga strategic analysis
and reengineering biasanya mempunyai skala
besar dan bersifat jangka panjang dimana secara mendasar
melakukan transformasi
cara organisasi melakukan bisnis yang akan berdampak
pada strategi bisnis secara
keseluruhan.
Analisa proses
bisnis dalam rangka
rekayasa ulang proses
bisnis yang bersifat taktis atau disebut juga analisa dan rekayasa ulang operasional
bersifat lebih praktis dan dengan cara yang cepat namun tetap harus mendukung terhadap strategi bisnis.
Analisa proses bisnis operasional
lebih sederhana dan praktis
yang
mana dapat dilakukan oleh manajer pada semua tingkatan.
Situasi strategi
bisnis sangat ditentukan oleh interaksi antara lingkungan, stakeholder, pesaing , pelanggan dan pemasok. Situasi
operasional bisnis sangat
ditentukan oleh interaksi
antara orang yang ada dalam organisasi,
pekerjaan- pekerjaan, infrastuktur yang ada serta
sistem dan prosedur.
Strategi bisnis menentukan bagaimana operasional harus dijalankan untuk mencapai hasil yang telah ditetapkan. Operasional sangat menentukan
apa yang menjadi hasil yang diharapkan yang dapat mendukung pelaksanaan strategi bisnis.
Analisa dalam rangka rekayasa ulang strategis
dimulai dengan menentukan apa yang ingin
dicapai
(strategi) sebelum
menentukan bagaimana mencapainya
(operasional). Pendekatan yang dilakukan adalah bersifat Top – Down atau dari atas
ke bawah
baik
secara
konseptual
maupun secara managerial dengan
starting
pointnya berupa
situasi strategis.
Langkah-langkah penting
dalam melakukan analisa proses bisnis strategis:
1. Identifikasi proses inti operasional
dan managerial
dengan hasil suatu map proses tingkat tinggi (high level process map)
2. Proses ini dievaluasi
dalam hal dampaknya terhadap
pelanggan, tingkat kesuksesannya dan feasible
atau tidaknya bila dilakukan perancangan ulang dalam suatu jangka
waktu tertentu.
3. Mengembangkan suatu visi bagaimana suatu
organisasi beroperasi dimasa
yang akan datang serta menentukan
satu atau dua proses inti lainnya yang mendapat prioritas untuk dilakukannya perancangan ulang.
Hasil dari analisa proses
bisnis strategis mengidentifikasikan peluang-peluang untuk memperbaiki
dan melakukan perancangan ulang
proses bisnis, yang merupakan
dasar bagi Perusahaan dalam penetapan skala prioritas. Hasil analisa ini juga
merupakan dasar bagi Perusahaan untuk melakukan
perancangan ulang proses bisnis yang kemudian dituangkan dalam suatu peta atau high level
process map yang merupakan blue print perusahaan dalam rangka mencapai strategi jangka panjang
Perusahaan
2.4.2.
Analisa Proses Bisnis –
Taktis
Analisa proses bisnis yang bersifat taktis dilakukan pada tingkat operasional
Perusahaan yang lebih terfokus
pada masalah masalah konkrit dan riil seperti
creative
organization redesign
dan change management, tidak terfokus pada hal yang abstrak
seperti strategi, sifat bisnis dan proses
inti.
Faktor kritis untuk suksesnya analisa proses bisnis yang bersifat taktis
adalah:
1. Mengetahui
secara jelas situasi
bisnis dimana suatu organisasi berada dan masalah yang dihadapi
2. Apa yang
bisa menambah nilai pada bisnis
3. Apa yang
mempengaruhi hirarki manajemen
4. Bagaimana melakukan diagnosa
terhadap bisnis operasi
kita
5. Bagaimana menggunakan teknik
dan peralatan yang sangat esensial
6. Bagaimana secara
sukses dapat memanage perubahan.
Tidak ada komentar:
Posting Komentar